SEGUNDA ENTREGA

PROVEEDORES

Principales proveedores

Copservir Ltda. cuenta con una gran cantidad de proveedores, entre los cuales se pueden resaltar principalmente Coaspharma S.A.S, Tecnoquímicas S.A, Lafrancol S.A.S, Nestlé de Colombia S.A, Abbott laboratorios de Colombia S.A, Pfizer S.A.S, Bayer S.A, Mead Johnson Nutrition Colombia S.A y Sanofi Aventis de Colombia S.A., siendo los proveedores con quienes se manejan los más altos volúmenes de compra y a su vez son los que más rentabilidad le reportan a la empresa en las negociaciones, es decir, generan un mayor volumen de ventas.

Copservir tiene relación comercial con más de 800 proveedores, pero sus 50 principales hacen el 80% de la operación.

Actualmente se tiene Planes de Negocio o convenio con cerca de 200 proveedores, planes que se definen anualmente donde se establecen las condiciones de parte y parte, condiciones en cuanto a volúmenes de compra, plazos, descuentos, niveles de inventario, información, bonificaciones y premios (rebate) sobre el logro de los objetivos propuestos al final del periodo. 

Negociación especial (Relación gana-gana)

De los Planes de Negocio o Convenios que Copservir tiene con sus proveedores, tomamos para el presente estudio, el que se tiene en ejecución para el periodo 2016 con el proveedor TECNOQUIMICAS, el cual comprende:

1. Rebate por compras para el año 2016.
   
   
2. Inversión en Campaña Agosto. Corresponde a la campaña de aniversario de Copservir La Rebaja.
   
   
3. Inversión en Exhibición, exhibiciones especiales en puntas de góndola, estanterías y vitrinas.
   
   
4. Inversión en Dinámica Comercial/Plan de mercadeo. Recursos (porcentaje de las compras) para destinarlo a actividades de promoción de productos, incentivos, etc.
   
   
5. Inversión en Información. El proveedor aporta un porcentaje de las compras y dispone de la información de sus inventarios en los puntos de ventas y CEDIs, rotaciones, lento movimiento, etc.
   
   
6. Rebate adicional por evacuación. Se fijan cifras de evacuación de productos y si se cumplen el proveedor entrega un incentivo adicional.
   
   
7. Descuento financiero pronto pago. Si se pagan al proveedor las facturas antes del plazo fijado, el proveedor entrega un rendimiento o descuento financiero pre establecido.
   
   
8. Contraprestaciones de Copservir con el proveedor:

           a. Realizar las compras de acuerdo a los volúmenes comprometidos y la rotación
           b. Codificar todos los productos que el proveedor desarrolle en el periodo
           c. Entregar la información de sus productos oportunamente y que ésta sea confiable
           d. Realizar los pagos en los plazos establecidos
           e. Permitir al proveedor implementar sus programas de exhibición en los puntos de venta
           f. Manejar políticas de precios en coordinación con el proveedor y acorde al mercado.
           g. Realización de reuniones trimestrales para hacer seguimiento al Plan de Negocios.

Este Plan de Negocios está escrito en un documento firmado por los representantes y directivos de ambas partes, donde se detallan los valores comprometidos, los porcentajes y sus bases para reconocer los valores comprometidos, las fechas cuando se deben ejecutar y cumplir cada una de las actividades acordadas.   

Proceso de selección de proveedores (de mercancías y de transporte)

En ambos casos se tienen un listado de requisitos básicos que incluyen los aspectos legales que debe tener toda empresa en Colombia, en relación con su constitución, cámara de comercio, licencias de funcionamiento, SARLAFT (Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo), situación financiera sólida, etc.

En el caso de las transportadoras, se hace una convocatoria con un pliego de condiciones y se evalúan sus propuestas teniendo en cuenta: Cubrimiento, seguridad, conservación de las cadenas de frio, oportunidad en las entregas y en buen porcentaje los costos sin sacrificar el buen manejo de la mercancía.   

Para el caso de los proveedores de productos para los puntos de venta (medicamentos, aseo personal, alimentos, leches infantiles, etc.) se exige que el proveedor tenga todos sus productos con registro del INVIMA, que utilice códigos de barra, empaques de calidad, plan de trabajo para sus productos,  representación en Colombia, etc. 

VER ANEXO

CANAL DE DISTRIBUCIÓN

Copservir, es en esencia una empresa de distribución, pero con la característica que realiza la distribución única y exclusivamente para sus propios puntos de venta, no lo hace para terceros.  

A nivel nacional tiene 4 Centros de Distribución (CEDI) donde recibe de sus 800 proveedores los productos que comercializa, cerca de 40.000 referencias, para disponerlas en sus 820 puntos de ventas conformados por 655 droguerías tradicionales y 165 Minimarkets.

Copservir es la dueña de los Cedis que recibe de los proveedores la mercancía y hace toda la labor de distribución de la mercancía a los puntos de venta de cada región.    

Copservir (La Rebaja) realiza sus ventas en los puntos de venta (presenciales) en un 75% y el restante 25% lo hace a través de su canal virtual y telefónico con servicio de entregas a domicilio, así el destinatario este en otra ciudad. Se cuenta con una flota propia nacional de 1300 mensajeros a domicilio.    

Desde el CEDI Cali se atiende la operación hacia 185 puntos de venta ubicados en Palmira, Pereira, Manizales, Buga, Tuluá, Buenaventura, Putumayo, entre otros; con despachos diarios, cada tres días, semanales y quincenales. La frecuencia de los despachos depende de las distancias y las facilidades del transporte. Los puntos de venta con menos frecuencia se mantienen con niveles más altos de inventarios. 

Procesos de distribución

Entrega de proveedores a CEDI:  Es el modelo de abastecimiento con los proveedores que entregan la mercancía en los  CEDIs para posteriormente despacharlos a los puntos de venta. Los proveedores entregan en cada Cedi y de allí se hace la distribución a cada punto de venta, es decir, no hay una operación nacional centralizada. 

Entrega Directa de proveedores a PDV: Es el modelo de abastecimiento con los proveedores que entregan la mercancía directamente a los PDV. Esto se realiza principalmente con los productos que son refrigerados (congelados, embutidos, etc).

Transferencias entre PDV: Se genera de manera automática cuando el cliente solicita la mercancía y esta está agotada en el PDV por lo que PDV vecinos organizados previamente transfieren los productos requeridos. Por otra parte, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• No aplica en poblaciones con sólo un punto de venta. Ejemplo: Yumbo
• El PDV debe pertenecer a un solo círculo de vecinos, el cual se conforma en las ciudades cuando hay PDV cercanos con máximo 5 PDV. Puede haber PDV que no pertenezcan a ningún círculo de vecinos porque no tiene ninguno cerca. 

Transferencia del PDV al CEDI: Aplica para todos los PDV y se transfieren productos en exceso y que estén en perfectas condiciones para la venta y que no se pudo transferir a otra droguería. Estos productos son denominados “excesos comunes” y se reciben de forma inmediata en el CEDI y se dejan disponibles para los despachos mediante revisión rápida (estado del producto y vencimiento); si se consideran aptos para la venta se le dan ingreso al sistema(Sub-bodega de Picking) y se ubica en su respectiva región/tramo para que quede disponible para los despachos; en el caso contrario, los productos se pasan al cuarto de devoluciones y se cobran al administrador del PDV.

La logística de devolución desde los puntos de venta opera de la siguiente manera: en el punto de venta alistan los productos para devolución por vencimiento, orden gubernamental, deterioro, etc; se elabora un documento en el sistema y se procede a informar al proveedor con el que se tiene convenio (transportadora) para que pase a recoger la devolución y la transporte al Cedi que corresponde. En el Cedi se contacta a los diferentes proveedores para informarles de la devolución para que estos la retiren del Cedi.

Despachos del CEDI a PDV: Es el modelo de abastecimiento principal de los PDV, donde se genera el pedido y el CEDI realiza la logística de picking, despacho, transporte y entrega de la mercancía al PDV.

Compras a Droguerías Autorizadas: Se realizan al momento en que un cliente solicita la mercancía y esta está agotada en el PDV o no le alcanza y no está disponible en un PDV de la rebaja (normalmente cercano). En ese momento se le compra a una droguería autorizada (de la competencia), para cumplir con la venta y servicio.

El Cedi no tiene relación directa con las droguerías autorizadas, ya que estas droguerías tienen convenios para surtir los faltantes de la droguerías (tradicional) y minimarkets de la rebaja. 

Transporte

Copservir, viene trabajando en cuanto al transporte y distribución  de mercancía hacia los puntos de venta (PDV) tanto en la ciudad como rurales con la empresa transportadora que se llama RED SERVI, también cuentan con el servicio de transporte de SERVIENTREGA, este en casos de pedidos ya sean adicionales solicitados por los PDV o transferencias entre sucursales.

Adicionalmente, Copservir posee en el centro de distribución de Cali 3 vehículos propios tipo furgón, los cuales utilizan para distribuir la mercancía en la ciudad, y en casos excepcionales en los PDV rurales cuando se presenta acumulación de pedidos. La frecuencia de despacho de estos pedidos es: Diaria, semanal, quincenal, etc. Diariamente se despachan en promedio a 70 puntos de venta, semanales a 440, quincenales a 856 y mensual a 1645 puntos de venta.

Copservir cuenta con un área que se encarga del mantenimiento de todos los activos de la cooperativa que se llama infraestructura y es la que atiende el mantenimiento de los vehículos con convenios en talleres locales. 

PRACTICAS LOGÍSTICAS

Copservir Ltda. Utiliza algunas prácticas logísticas como lo son:

1. Sistema de identificación mediante reconocimiento de voz humana (voicepicking) y código de barras.
   
   
   El primero se utiliza en el área de picking, para maximizar la productividad, precisión y eficiencia dentro del centro de distribución, permitiendo ser más oportunos en el abastecimiento de los diferentes productos en los puntos de ventas y una mejor administración de varios portafolios con la eficiencia que esto requiere para el desarrollo de nuevas unidades de negocio.
   
   
   Este sistema se lleva a cabo mediante instrucciones de voz por medio de auriculares para la preparación y alistamiento de las órdenes de los diferentes puntos de venta, ya sean tradicionales o plus. Se decide efectuar esta técnica en la empresa, dado su facilidad en la implementación, al igual que su rápido retorno de la inversión mientras se avanzaba en la implementación del sistema MRP.
   
   
   

   Una particularidad de la empresa es que se recorren diferentes estanterías que se encuentran divididas por pisos, de acuerdo principalmente por los pesos de los productos, de tal manera que en el sótano se encuentran todos los productos empacados en botellas y enlatados, como lo son agua, suplementos, leche, entre otros. En el primer piso están todos los medicamentos y productos de aseo, porque son éstos los que tienen mayor rotación. Por último, en el segundo piso se pueden encontrar todos los productos blandos, como por ejemplo los pañales, las toallas higiénicas, entre otros. La implementación de este sistema trajo consigo muchos beneficios, como lo son la trazabilidad en vivo y en tiempo real para atacar lo cuellos de botella y saber qué actividades están haciendo los operarios; optimización de tiempo, el cual se aprovecha en los procesos de mejora continua; acercamiento y contacto con el personal y reducción del uso de papelería y en el impacto de las horas extras laboradas por el hombre.
   Por otra parte, el código de barras lo utilizan tanto en los CEDI's como en los puntos de venta al momento de registrar en los POS cada producto. Solamente lo pasan por el lector de códigos y ya queda incluido en la factura de venta.  A su vez, la información queda guardada en el sistema para las estadísticas de ventas, rotaciones e inventarios.
   

   
   
   
   A pesar de que se tienen sistemas de información, es necesario hacer revisión de todos los productos, abriendo todas las cajas. Esto se debe al tipo de mercancía que se maneja (medicamentos), ya que en el país existe una regulación vigente para este tipo de productos, en la cual se debe inspeccionar la fecha de vencimiento. También, existen productos que se encuentran marcados (Pctos. de venta institucional), los cuales son prohibidos venderlos en los puntos de venta de las droguerías La Rebaja.VER ANEXO
   

   

   
   

   

   
   
   
   
   
2. Sistema de intercambio de información electrónica (EDI): Sistema que se utiliza para el intercambio de información de órdenes de compra, productos y precios, y aviso de despachos. Consiste en realizar las órdenes de compra vía electrónica casi sin la participación de las personas. Esta posibilidad se viene implementando con los proveedores que estén preparados tanto en tecnología como en sus formatos y procedimientos. Este recurso contribuye mucho al ahorro en gastos laborales, tiempo, papelería, etc. Adicionalmente, mediante este sistema se proporciona información a los provedores con convenios en cuanto a inventarios de los puntos de ventas y CEDIs, rotaciones, etc., lo que aumenta la satisfacción de los clientes dado que los proveedores van a estar más preparados en cuanto a las fluctuaciones de la demanda.    
   
   
3. Cita previa: Se realiza para todos los proveedores que abastecen el CEDI, con el fin de darle prioridad a algunos proveedores de acuerdo a la representación y los volúmenes en cuanto a ventas, a la demanda o a la rotación de los productos. A estas citas se les asigna fecha y hora de entrega. Este proceso también se lleva a cabo para evitar las colas y congestiones en los patios de recepción de la Cooperativa y de esta manera mejorar los procesos de control e inspección.
   
   
4. Adicionalmente, Copservir Ltda., llegó a implementar la entrega certificada en su sistema logístico. Sin embargo, esta práctica no obtuvo los resultados esperados, dado que se encontró que los proveedores que contaban con esta alianza, no garantizaban una plena confiabilidad de los requerimientos de los productos, ya que se descubrió que se enviaban productos próximos a vencer colocados en la parte inferior de las cajas para que no alcanzaran a ser vistos por los operarios. Además de esto, llegaban en las cajas productos prohibidos para la venta. Sin embargo, debido a los grandes beneficios que representa tener esta alianza estratégica al menos con los proveedores más importantes, principalmente en cuanto a la reducción de los tiempos de recepción de mercancía, se espera volver a implementar este tipo de práctica en la empresa. En este sentido, con algunos grandes proveedores que representan grandes volúmenes de mercancía con productos de gran rotación, se está llevando el debido proceso para alcanzar la certificación, ya que es muy beneficioso tanto para el CEDI, como para las demás empresas. La certificación de proveedores importantes implicaría un ahorro significativo de trabajo, tiempo y costos para la organización. 

Sugerencia:

1. Manejar equipos lectores con sistemas de radiofrecuencia (RFID), el cual se podría utilizar en el picking de productos con empaques grandes, que están en áreas de difícil acceso, para la recepción de mercancías en el centro de distribución y en los puntos de venta para el control de inventarios que realiza auditoría. Asimismo se podría implementa en medicamentos que su precio es muy elevado y la demanda es baja, pues dada estas características, su volumen es mínimo lo que permitirá que los costos por etiqueta no sean altos. Por otra parte para estos productos es de suma importancia conocer exactamente cuántos y donde se encuentran, ya que son medicamentos muy importantes para el cliente, pues su requerimiento a pesar de que no es muy regular cuando este se da se debe enviar de inmediato. 

Otros temas:

1. Se considera que la cadena de abastecimiento de Copservir es de tipo de Información Compartida, ya que, como se pudo ver en la negociación especial con TECNOQUIMICAS, esta empresa compra información de demanda a Copservir para la optimización de los procesos de distribución.
2. Como se explicó anteriormente, el transporte de la mercancía de Copservir, desde el CEDI a los PDV, se realiza por medio de las empresas de transporte RED SERVI y SERVIENTREGA. Estas organizaciones intermediarias vendrían siendo operadores logísticos 1PL para la organización, ya que solo prestan el servicio de transporte de los productos.
   
   
3. Por último y no menos importante, se identificó un poco la logística reversiva de Copservir el proceso del manejo de mercancías defectuosas o de producto de más que llegan desde los proveedores al CEDI. Cuando se encuentran productos defectuosos de diferentes proveedores o productos de más, éstos se llevan a una bodega de almacenamiento que los retiene por un determinado tiempo. Después de este tiempo, si no se encuentra un destino para esta mercancía, se destruyen. Por otro lado, cuando el pedido que llega de un proveedor está incompleto respecto a la orden que se realizó, el encargado de recibir la mercancía en el CEDI no devuelve el camión, sino que descargan los productos que llegaron y se le notifica a la empresa proveedora que hubo un incumplimiento en la orden. En este sentido, cuando se realiza un nuevo pedido a este proveedor, este último deberá suministrar a Copservir la mercancía ordenada junto con la que quedó debiendo en el anterior pedido.
4. Por otro lado, se pudo analizar que Copservir maneja un sistema de mezcla en sus funciones de almacenamiento, ya que la empresa cuenta con muchos proveedores de diferentes productos, los cuales son consolidados en el CEDI desde diferentes partes de la región, para luego ser despachadas a diferentes puntos de venta La Rebaja ubicados en diferentes lugares en la ciudad de Cali y en sus alrededores. Esto puede ser visto como una combinación entre un sistema de consolidación y un sistema de carga fraccionada (Break Bulk).
5. Adicionalmente, en la empresa se manejan indicadores que se están revisando periódicamente y se comparten con los proveedores para lograr mejores resultados, tales como nivel de servicio (pedido vs lo recibido), omitidos (productos que el proveedor no despachó habiéndose pedido), tiempo de entrega (días adicionales a lo pactado).    

Anexo, Formato de incripción de registro a proveedores

Anexo, Video Voice Picking en Copservir