TERCERA ENTREGA

SITUACIÓN PROBLEMA

La situación que se presentó fue:  En una época (hace menos de 10 años), se hacían negociaciones con proveedores (los 50 mas importantes, que representaban mayor volumen en ventas) de fin de año que se llamaban “Plan Puente” y consistía en hacer compras en Septiembre/Octubre de cada año, que cubrieran las necesidades de inventario hasta finales de Enero y en ocasiones hasta Febrero del año siguiente, esto en parte también estaba motivado porque los proveedores salían a vacaciones y paraban sus despachos.

Esto causaba situaciones positivas para la cooperativa, como:

• Tener la mercancía suficiente para la temporada de fin de año.
• Se obtenían utilidades por hacer volúmenes altos de compra.
• El proveedores otorgaba plazos para el pago (120, 180 días).

Pero las situaciones negativas, eran muy complicadas de manejar, como:

• Excesos de inventarios.
• En casi todas las temporadas se debían alquilar bodegas alternas.
• Se debía contratar personal adicional.
• Se incrementa el seguro de los inventarios.
• Realizar las tomas físicas de los inventarios era más complicado por los altos volúmenes de mercancías.
• El costo logístico de operar el Cedi, se incrementa en la temporada.
• En la mayoría de los casos y proveedores se presentaban excesos de inventarios, y se incrementaban los días de inventario, inventarios que luego demoraban en salir a los puntos de venta hasta los meses de Marzo, Abril y meses posteriores.
• Los días de inventario del CEDI también se incrementaban, en promedio 30 días y si tenemos en cuenta que un día de inventario para la cooperativa está alrededor de los $1.000 a 1.200 millones, se tenían excesos superiores a $30.000 millones. (90 días de inventario es normal).
• Tener altos inventarios, limitaba las posibilidades de compra en los primeros meses del años siguiente.
• Se incrementaban las devoluciones, por excesos, averías, baja rotación, etc.

SOLUCIÓN A ESTA SITUACIÓN

Luego de varios años y en el ejercicio de la operación comercial (Comprar-Inventariar-Distribuir-Vender), y consientes de las dificultades y costos de manejar este llamado “Plan Puente” de compras, la cooperativa fue avanzando con los proveedores pareto (los 50 primeros en volúmenes) y se cambió esta forma de operar por la realización de negociaciones anuales con la participación de ambos (comprador y proveedor), atendiendo:

• Días de inventarios con esquemas de máximos y mínimos.
• Negociaciones anuales de acuerdo a la rotación del inventario.
• Planes de trabajo de mercadeo conjunto para la evacuación de productos en los puntos de venta de La Rebaja Droguerías.
• Los proveedores no cierran sus despachos por temporada de fin de año.
• Se mantienen e incrementan los beneficios económicos para la cooperativa por las compras del año y no solo por el fin de año.
• Se regulan los plazos de pago, pues las compras de fin de año son razonables.
• No se tienen que incrementar los espacios ni el personal en la temporada de fin de año, esto merma los costos logísticos de operación, también el seguro de la mercancía disminuye.
• Se termina le periodo anual con niveles de inventario con días muy normales, ya no hay excesos.
• Las devoluciones disminuyen.

El plan de Convenios ó Planes de Negocios anuales con los proveedores, está actualmente en operación e incluso lo están implementando con otros proveedores al punto que han llegado a tenerlos con una cantidad de 200 proveedores y con la tendencia de incrementarlos.

La situación se ha resuelto en un alto porcentaje y se mantiene la tendencia a mejorar.   


CONCLUSIONES DEL PROYECTO

A manera de conclusión general, se puede afirmar que Copservir Ltda, a pesar de no ser una empresa manufacturera, sino una organización netamente comercializadora bajo la marca La Rebaja, cuenta con muchos de los procesos, las herramientas y las estrategias logísticas que fueron vistas en el curso de Cadenas de Abastecimiento, especialmente las que están enfocadas al transporte. Lo anterior se logró evidenciar al encontrarnos, dentro del CEDI, con tácticas de procesos logísticos como sistemas de identificación, tales como voice picking y códigos de barras; cita previa para recibir mercancía de sus proveedores; entre otros. Además, se pudo identificar el sistema de información EDI, el cual permite la transmisión efectiva de información entre la empresa y sus proveedores.

La implementación del Voice Picking ha traído mejoras considerables para la empresa desde que fue implementado, en términos de eficiencia de los operarios, del seguimiento de los mismos, reducción del uso de papelería y de la identificación de errores internos en el CEDI. Además, la organización es consciente de que los operarios se fatigan, por ende, los procesos de abastecimiento de pedidos no son exhaustivos para ellos.

Los códigos de barras son un refuerzo importante en los procesos cargue y descargue. Esta herramienta ha mejorado la eficiencia de estos procesos, ya que facilita a los operarios el registro de los productos que entran y salen, y mejoran los tiempos de despacho. Esto es de gran importancia para una organización que cuenta con infinidad de referencias (40.000 recibidas de sus 800 proveedores)
que debe distribuir a diario, además de que mitiga los impactos negativos de otros procesos que no son tan eficientes dentro de la empresa, como lo es el descargue de medicamentos.

Copservir Ltda está consciente de que el trabajo colectivo con los proveedores mejora la eficiencia de los procesos internos de la organización, pues, a pesar de que los proveedores pagan por ello, Copservir está abierto a brindarles información sobre la demanda de los productos que comercializan. Lo anterior permite que los proveedores estén mejor preparados frente a la demanda y realizan un mejor pronóstico de la misma, mejorando así los procesos de distribución de los productos de La Rebaja.

Por otro lado, no solamente se evidenciaron los aspectos vistos en clase, sino que también se identificó un gran orden del CEDI, en relación con la ubicación de los distintos tipos de productos que se comercializan. Sobra aclarar que una empresa que maneja miles de referencias, requiere de una estricta planeación y control de los procesos. En este sentido, se pudo determinar que en cada uno de los 3 pisos del CEDI, se encuentra un grupo específico de productos, los cuales están determinados por su rotación, su cuidado y su tipo. 

Todo lo anterior refleja lo importante que es para la organización los aspectos logísticos, y más aún para una empresa comercializadora que cuenta con incontables proveedores de productos tan variados y ubicados en diferentes zonas de la ciudad y del país, y que cuenta con una gran cantidad de puntos de venta La Rebaja distribuidos por todo Cali y sus alrededores, los cuales debe surtir a diario.

Ahora bien, como en todo, se lograron identificar diferentes fuentes de mejora que, si son atacadas, mejorarían su efectividad en temas de cargue, descargue y distribución de productos. Con base en esto, la organización ha tenido, anteriormente, algunos inconvenientes con ciertos proveedores en relación al tema de las entregas certificadas. El incumplimiento con las entregas de los proveedores que fueron certificados en algún tiempo, generaron cierto tipo de aislamiento de Copservir con esta táctica logística. Sin embargo, esta organización, con el gran crecimiento que está logrando a nivel local, su carga logística es aún mayor, por lo cual le sería de gran ayuda, nuevamente, certificar algunos proveedores de gran importancia en términos de rotación de inventario y ventas.

Para finalizar, Copservir Ltda está trabajando de manera eficiente y controlando sus procesos logísticos, los cuales son de gran importancia para el enfoque que tienen como organización. Los procesos, herramientas y estrategias implementados en el CEDI son los ideales para los tipos de productos que comercializa (Productos de consumo masivo) y han sabido sacarles el provecho de la mejor manera. Un ejemplo sencillo y claro de esto es la utilización de Pallets de plástico para el manejo de productos alimenticios. De igual manera, se deberían implementar nuevamente otros procesos como la entrega certificada y realizar ciertos cambios en la manera como cargan y descargan los productos. Sin embargo, la organización comprende la importancia de la logística y la gran mayoría de los operarios comprende el concepto de Cadenas de Suministros. Esto último, mejora aún más los procesos específicos y generales de la organización, pues los trabajadores entienden que la empresa es solo un eslabón más en la cadena comercial, lo cual permite que ellos sepan el por qué y para qué realizan los procesos y entiendan la función principal de Copservir dentro de la cadena de abastecimiento.


RECOMENDACIONES PARA LA EMPRESA

Para mejorar la eficiencia en el centro de distribución de Copservir se propone lo siguiente:

Primero adelantar y agilizar los procesos de certificación con los proveedores más importantes, para ello se sugiere seleccionar los 10 primeros que representen mayor volumen de ventas. Además mejorar las condiciones planteadas en la relación entre el proveedor y Copservir con el fin de incentivarlos a que cumplan con la calidad esperada, es decir, que vean los beneficios que ésta puede traer para su organización y a los productos que manejan en su portafolio, lo anterior se busca para lograr una reducción importante en el porcentaje de mercancía inspeccionada ya que actualmente es necesario hacer revisión de todos los productos (caja por caja debido al incumplimiento de los proveedores en cuanto a los requisitos planteados por Copservir como fechas de vencimiento, diferencia entre lo pedido y lo despachado, averías, golpes, quebrados, rotos, mal empaque, error en la presentación, productos de muestra, entre otros), lo cual generaría una diminución en los tiempos asociados a la inspección del producto, por lo que el proveedor tendría una mayor disponibilidad del vehículo para otros pedidos y Copservir podría atender a más proveedores en el mismo tiempo (mayor disponibilidad en la zona de descargue).

También con la certificación se podría obtener una reducción de defectos por lotes recibidos ya que se apunta a una excelente calidad considerando también que los productos manejados son de un cuidado muy especial (medicamentos) debido a que pueden afectar la salud de sus consumidores y están muy regulados por el Estado, esto generaría una mayor satisfacción del cliente (tanto de Copservir como del cliente final). Para obtener lo anterior, se deben de mejorar las condiciones planteadas tales como las fechas de pago (actualmente 30 días), nivel de demanda a cargo del proveedor, nivel de prioridad con la empresa, entre otros.

Finalmente, con la implementación de los procesos de certificación se obtendría una reducción importante del inventario de seguridad y de los sobrecostos logísticos asociados (1%), ya que actualmente como consecuencia de los incumplimientos de los proveedores (aproximadamente el 50% de los proveedores incumplen) en cuanto a los pedidos (mala calidad o incumplimiento en los tiempos de entrega) se tiene que mantener un stock de seguridad de 3 días lo cual corresponde a $3.000 millones de pesos. Teniendo en cuenta lo anterior, con esta propuesta se esperaría que el inventario que tengan que mantener sea mínimo, es decir, de un día para tener flexibilidad frente a un imprevisto y al mismo tiempo reducir costos como consecuencia de los incumplimientos, lo anterior considerado para los productos que tienen mayor rotación y por ende que su abastecimientos es más frecuente. 

Segundo, debido a que actualmente Copservir cuenta en el centro de distribución de Cali con 3 vehículos propios tipo furgón, los cuales son utilizados para distribuir mercancía dentro de la ciudad y en algunos casos en los que se presente acumulación de pedidos son enviados a distribuir en zonas rurales, en las diferentes visitas que se hicieron al centro de distribución y gracias a las respuestas y entrevistas que se realizaron durante las mismas, se pudo notar que  estos vehículos eran muy útiles y necesarios cuando se presentaban paros a nivel nacional, ya que si esto ocurre las empresas de transporte se niegan a realizar la operación de distribución, para lo cual Copservir utiliza sus vehículos propios con el fin de que sus puntos de venta no queden desabastecidos.

Sin embargo, cuando las anteriores situaciones no se presentan, estos vehículos son utilizados para realizar operaciones administrativas como por ejemplo recoger lo llevar documentos y pagar cuentas, lo que se encuentra innecesario pues un vehículo de tales dimensiones, requiere de una logística previa o cual generaría un  aumento de los costos logísticos (es importante tener en cuenta que el transporte representa aproximadamente el 60% de los costos logísticos), dado por un aumento en el consumo de combustible porque entre más peso tenga un vehículo el motor necesita más esfuerzo y esto exige más gasolina, además de los costos, se debe tener en cuenta que impacta el tráfico y la congestión vehicular, la polución del aire y el ruido. Por lo anterior, se recomienda a Copservir adquirir una moto, ya que esta permitirá movilizarse más rápido en la ciudad, lo que agilizará las diligencias administrativas y a un menor costo porque es un vehículo que consume menos gasolina respecto a otras opciones de transporte, demanda poco espacio de estacionamiento y representa una disminución en la contaminación ambiental. 

Tercero, Incentivar más el uso de la plataforma de la rebaja virtual, teniendo en cuenta que a través de ésta se puede acceder a una mayor cantidad de clientes, tanto del exterior para ser entregados a consumidores nacionales, como al interior del país en diferentes ciudades a más clientes que prefieran y para los cuales sea más cómodo realizar las compras por este medio, teniendo en cuenta la tendencia actual de la sociedad. Para llevar a cabo lo anterior, se debe de tener en cuenta toda la logística que hay detrás de esto, es decir, tener disponibilidad de personal que realice los domicilios, un sistema de información actualizado con respecto a la cantidad de inventario disponible, precios, descuentos y demás, sincronizado con el punto de venta, con el fin de cumplir con el tiempo establecido para realizar la entrega al cliente.

Adicionalmente, se sugiere a Copservir manejar equipos lectores con sistemas de radiofrecuencia (RFID), los cuales se podrían utilizar en el picking de productos con empaques grandes, que están en áreas de difícil acceso, para la recepción de mercancías en el centro de distribución y en los puntos de venta para el control de inventarios que realiza auditoría. Asimismo se podría implementar en medicamentos que su precio es muy elevado y la demanda es baja, pues dada estas características, su volumen es mínimo lo que permitirá que los costos por etiqueta no sean altos. Por otra parte, para estos productos es de suma importancia conocer exactamente cuántos y donde se encuentran, ya que son medicamentos muy importantes para el cliente, pues su requerimiento a pesar de que no es muy regular cuando este se da se debe enviar de inmediato. 

Por otra parte, se debe realizar una capacitación a los operarios que conforman la cadena de distribución para optimizar tiempos y movimientos. Es necesario capacitar al personal que se encarga del descargue de mercancía y de la revisión de la misma en cuanto a las características esenciales que debe tener el producto para cumplir con el estándar de calidad requerido, esto debido a que si los operarios tienen claro lo que se debe revisar y lo llevan a cabo de la manera correcta, ésta operación se realizará mucho más eficientemente reduciendo los tiempos de inspección en general (aplica para los proveedores que no cuenten con entrega certificada).

Además, dentro del CEDI, Copservir Ltda cuenta con muy pocos muelles de cargue y descargue. Esto no sería un inconveniente si La Rebaja no comercializara productos de extremo cuidado como lo son los medicamentos. Estos productos, al requerir una inspección exhaustiva, requieren a su vez de mucho tiempo para su cargue y descargue, lo cual atrasa los procesos de distribución de otros productos que no necesitan de tanto cuidado. En este sentido, Copservir debería atribuirle un espacio específico de cargue, inspección y descargue a este tipo de productos de cuidado especial, para no entorpecer otros procesos.

Finalmente, otra recomendación que vemos adecuada para Copservir es establecer un plan para las devoluciones, ya que estas las hacen de acuerdo a como se vayan presentando, es decir, el punto de venta notifica al centro de distribución que se presenta una devolución y en ese momento envían a una persona para recoger esas devoluciones. Por lo anterior, creemos que de la manera que lo hacen actualmente se pueden presentar muchos costos, por lo cual nuestra sugerencia es que las devoluciones se hagan en el momento que se lleva la mercancía, es decir, que la mercancía se llevaría a los puntos de venta y cuando se vuelva a llevar más mercancía se hacen las respectivas devoluciones, de esta manera habrá una compensación de carga y no se elevarán más los gastos en transporte.